مجموعة مستندات مفيدة تخبر فريقك ما هو كل ملف، ومن أين جاء، ومتى يُستخدم. ابدأ بالشركة والإجراء الذي ينتمي إليهما.
تشمل مستندات الشركة سجلات رسمية وأدلة داعمة ومسودات عمل وإيصالات. لكل منها غرض مختلف. نظّمها حتى يميّز فريقك النتيجة الصادرة عن التحضير، ويعثر على الملف المناسب، ويتحقق من ملاءمته للإجراء التالي.
حدّد الكيان القانوني والعمل الذي يدعمه المستند. تحقق من ذلك قبل إضافة الملف إلى سجل شركة أو طلب.
حدد ما إذا كان سجلاً رسمياً أو دليلاً داعماً أو مسودة عمل أو إيصالاً. لا تجمعها كأدلة قابلة للتبادل.
افتح المستند وتأكد أنه مقروء وكامل ومرتبط بالشركة أو الشخص الصحيح.
أبقِ المُصدِر وتاريخ المستند وأي معلومات صلاحية مذكورة واضحة، باستخدام الحقول المدعومة أو اتفاقية تسمية فريقك.
حيث يُدعم، اربط الملف بالشركة أو الطلب الذي ينتمي إليه. وإلا استخدم وصفاً واضحاً يحفظ السياق.
تحقق من أن الملف يستوفي متطلبات الإجراء المختار. رفعه إلى مساحة العمل لا يقدّمه إلى جهة رسمية.
أبقِ الإصدار المستخدم فعلياً في طلب وأي مستند رسمي ناتج مميزين عن نسخ العمل اللاحقة.
مستند عمل
سجل رسمي أو مقدَّم
الشركة أو الشخص
حدّد من يخصه المستند.
محتوى المستند
الغرض
اذكر الإجراء أو المهمة التي يدعمها.
فريقك
المصدر
ميّز ملفاً صادراً عن جهة عن مستند أعدّه الفريق.
المُصدِر / الرافع
التواريخ ذات الصلة
تحقق من تاريخ الإصدار والفترة المغطاة وأي انتهاء مذكور بشكل منفصل.
محتوى المستند
حالة العمل
ميّز المسودة والمراجع والمقدَّم والصادر حيث ينطبق.
سير عملك / النتيجة الرسمية
الطلب ذو الصلة
احتفظ بالمرجع الذي يشرح أين استُخدم المستند.
الطلب ذو الصلة
لا. رفع مساحة العمل يخزن الملف لاستخدامه في عملك. التقديم الرسمي إجراء منفصل ضمن الإجراء ذي الصلة.
